A Kofax-Recognita ZRT. nagyvállalatok számára dokumentum workflow szoftvereket előállító, nagy múltú informatikai vállalat. 2020 folyamán húsz évet meghaladó bérleti jogviszony után új, a megváltozott körülményeknek jobban megfelelő irodabérlemény azonosítását, kialakítását, illetve az új bérleménybe történő átköltözését tűzte ki célul.
A generációkkal változó munkakultúra, a felbukkanó pandémia által kikényszerített nagymértékű távoli munkavégzés, illetve az ezekből adódó költségoptimalizáció lehetősége egyaránt szerepet játszott ügyfelünk azon döntésében, hogy a korábbi többezer négyzetméteres irodaterületét feladva, egy modern, optimalizált kialakítású, harminc százalékkal csökkentett alapterületű irodába költözött át.
A kiválasztott bérlemény kialakításának menedzselésével és a munkahelyek optimalizálásával kapcsolatosan a Kofax a Platinum Consulting Partner Kft. tanácsadói és projektmenedzsment szolgáltatásai igénybevétele mellett döntött.
A koncepciótól az irodatér kialakításáig
Vállalkozásunk az ideálisnál később, a bérleti szerződés megkötését követően, a kiviteli tervek kidolgozásának folyamán csatlakozott a projekthez. A kialakítás feszes költségvetési fegyelem mellett folyt. A Kofax és a bérbeadó, illetve a Kofax és az irodakialakítást végző fővállalkozó, valamint a független alvállalkozók közötti teljes kommunikáció és munkaszervezés a feladatunk részét képezte.
Ez a konstrukció agilis, hatékony és félreértésektől mentes információ áramlást biztosított a projekt folyamán, amely nagyban hozzájárult a résztvevők sikeres együttműködéséhez. Ügyfelünk elvárásainak feltérképezése után meghatározó szerepet töltöttünk be az alaprajzi, falazati, gépészeti, villanyszerelési, burkolati, bútorozási és informatikai tervek véglegesítése és ügyfelünk által történő jóváhagyása folyamán. Ennek során ellenőriztük a tervek megbízónk igényeinek történő megfelelését, a szükséges információkat a felektől beszereztük és továbbítottuk. A pénzügyi elszámolást folyamatosan ellenőriztük és az esetlegesen felmerülő adminisztratív hibák kiszűrésével, valamint a beszerzések kontroll alatt tartásával a projekt folyamán jelentős megtakarításokat értünk el.
A területcsökkentés mellett fenntartott hatékonyság kulcsa
Ügyfelünk nagy múltú informatikai vállalat lévén az áttervezett helykihasználáshoz és távoli munkavégzéshez kapcsolódó műszaki előfeltételek terén nem igényelt segítséget. Azonban az irodaterület sikeres, funkcióvesztés nélküli csökkentésében, ennek kapcsán a különböző munkakörök munkavégzési szokásainak és igényeinek a rendszerezésében, az ehhez szükséges funkciók kialakításában – egyszóval az irodahasználat és munkahely optimalizálásban – szintén szerepet vállaltunk.
A vállalat részlegeinek vezetőivel együttműködve feltártuk, mely vállalati funkciók azok, amelyek hatékonyságcsökkenés nélkül, vezetői támogatást élvezve döntően otthoni munkavégzésre tudnak átállni – mindamellett időszakosan a munkájukhoz workshop szerű személyes összejövetelekre van szükségük. Ezen csoportok irodai munkahelye megszűntetésre került, a csapatmunka igényük kielégítéséhez pedig jól felszerelt, megfelelő befogadóképességű, időszakosan foglalható tárgyalókat alakítottunk ki.
Más csoportok bár az otthoni munkavégzést heti 2 -3 nap mértékig preferálták, a hatékonyság fenntartása mellett nem tudtak lemondani az irodai infrastruktúra adta előnyökről. Számukra csökkentett méretű asztalokkal, „hotdesk” területeket alakítottunk ki osztott, nem egyénekhez rendelt munkahelyekkel.
Azon csapatok esetén is sikerült az irodaterület csökkentéséhez hozzájárulni, amelyek munkája nem tudta nélkülözni a folyamatos, személyes együttműködést. Megvizsgáltuk, miként lehetne a korábbi munkahelyek helyszükségleténél kedvezőbb elrendezésű irodákat kialakítani a funkcionalitás és komfort jelentős sérülése nélkül. Esetükben a korábbi L alakú, ezért nagyobb helyigényű asztalok és a mellettük elhelyezett fiókos konténerek használata helyett munkakör szerint eltérő méretű, téglalap alakú íróasztalok beszerzését javasoltuk asztalok alatt elhelyezett konténerekkel és különálló „lockerekkel”. Így munkahelyenként átlagosan 35% mértékű hely és ez által bérleti költség megtakarítást sikerült az optimalizálással elérni.
Míg a kisebb asztalfelület bizonyos munkavállalók komfortját csökkentette, ezt modern és ergonomikus, akár álló munkavégzést is lehetővé tevő motorosan állítható magasságú asztalok beszerzésével igyekeztünk ellensúlyozni. A kialakítás során folyamatosan felügyelt, szigorú és fegyelmezett költségvetési fegyelem lehetővé tette az irodabútor csere finanszírozását.
Az optimálisabb helykihasználás eredményeként elért bérleti díj megtakarítással a bútorvásárlásra fordított forrás 8 hónap alatt megtérül. Ennek köszönhetően, az új kialakítás modern és egységes kinézet, valamint csökkentett területű, mégis ergonomikus munkahely elrendezés mellett a többéves bérleti szerződés hátralevő időszakában jelentős költségmegtakarítást szavatol.
A csökkent mértékű párhuzamos irodahasználatnak megfelelően meghatározásra került az optimális kihasználtsághoz szükséges parkolóhelyek száma is, amelyet megbízónk gépkocsival járó munkavállalóinak biztosít. Az optimális kihasználáshoz a korábbitól eltérő megállapodás került megkötésre, amely egyénekhez rendelt parkolóhelyek helyett a vállalat egészének biztosított részben dedikált, azonban nagy hányadában osztott erőforrásként felhasználható parkolókat.
Közvetlen beszerzések és speciális kialakítási munkálatok
Megbízónk projektért felelős vezetői külföldről felügyelték az irodakialakítást és költözést. A beszállítók rugalmasságának eseti hiánya, az alvállalkozókkal való együttműködést akadályozó nyelvi nehézségek és a távolság együttesen komoly kihívás elé állította megbízónk vezetőit. Ezért ügyfelünk felkért minket, hogy a közvetlen beszerzések átfogó menedzselése mellett szerepet vállaljunk olyan stratégiai feladatok elvégzésében is, mint a vállalati standardok szerinti informatikai környezet és infrastruktúra kialakítása, képviseljük a ügyfelünket a telekommunikációs szolgáltatókkal történő egyeztetés és szerződéskötés során, segédkezzünk a telekommunikációs vonalak telepítésének adminisztratív engedélyeztetése, telepítése és üzembe helyezése kapcsán.
Egy másik kiemelt feladat volt a vállalat által preferált, az irodaházi standardtól eltérő felhő alapú kártyás beléptető rendszer kialakítása. A járványhelyzet és a sok szereplő adta összetettség lassúvá és nehézkessé tette a beléptető rendszer kialakítását, kockáztatva ezzel a költözési határidőre történő biztonságos iroda átadást. A műszaki követelményeket ügyfelünk, az amerikai rendszerbeszállító és az irodaház kivitelezését végző fővállalkozó bevonásával, három időzónát áthidalva kellett rövid határidővel egyeztetni.
A rendszer engedélyezése, illetve a ház standard kártyáival történő összehangolhatóság ellenőrzése a bérbeadó és a beléptető rendszer beszállítójának támogató együttműködését igényelte. Garanciális okokból a beüzemelést csak a beléptető rendszer szállítója által minősített szakember végezhette, azonban a járványügyi korlátozások miatt ilyen szakember nem tudott Magyarországra utazni, magyar minősített szerelő pedig nem létezett. A számos nehézséget koordinációval, tárgyalástechnikai eszközökkel és rengeteg kommunikációval végül sikerült leküzdeni és a feladatokat maradéktalanul megoldani, a biztonsági rendszert határidőre beüzemelni.
A fenti példák számos felmerült technikai, irodakialakítással kapcsolatos nehézséget és feladatot illusztrálnak. Vállalkozásunk a kialakítási munkálatokon túl felelős volt minden közvetlen beszerzés lebonyolításáért, beleértve az igények formalizálását, piackutatást, a potenciális beszállítók versenyeztetését, a szerződések megkötését és a szállítások felügyeletét, teljesítések igazolását.
Lehetőség szerint új irodabútorokat kívánt ügyfelünk beszerezni, azonban a költségvetési megszorítások miatt a projektnek viszonylag kései szakaszában vált csak bizonyossá, hogy a bútorvásárlás finanszírozható. A nagyvállalati környezetben általános 30 napos fizetési határidő a kései fázisba tolódó beszerzéssel szintén említésre méltó kihívások elé állított bennünket. A gyártók az előleg beérkezéséig nem igazolták vissza a gyártást, illetve a szállításra és végteljesítésre is tág intervallumot jelöltek meg. A különböző beszállítóktól érkező bútorok megfelelő időablakban történő szállítása és a szerelés költözéssel történő összehangolása a munkaszervezés folyamán nagy körültekintést és intenzív egyeztetést igényelt.
Tekintettel arra, hogy a sok régi bútor helyett újat vásároltunk, a régi iroda kialakítása kapcsán nagy mennyiségű szükségtelenné vált bútor elszállításáról kellett gondoskodni.
Egyéb előre nem látott nehézségekkel is szembesültünk a bútorozás kapcsán. Az elérhető források korlátja miatt bizonyos bútorok cseréjére nem volt lehetőség, azonban az új iroda hangulata és külleme nagyon elütött a régi bútorok kopottas, némileg divatjamúlt, az irodával diszharmonikus küllemétől. Több lehetőség megvizsgálása után a megtartott bútorok kinézetét speciális fóliabevonat felhelyezésével tudtuk az iroda külleméhez igazítani.
Ezáltal az új környezetbe tökéletesen illeszkedő, az eredeti állapothoz képest jelentősen jobb minőségérzetet sikerült alacsony ráfordítás mellett biztosítanunk. Mivel az új irodába pontosan illeszkedő bútorok gyártására nem volt lehetőség, megszerveztük és beillesztettük a szükséges asztalos munkákat.
Költözés egyedi sajátosságok figyelembevételével
A záró projekt fázis során a figyelmünk a költözéssel kapcsolatos feladatok felé fordult. Korábban hat meghívott résztvevővel pályáztattuk meg a költözési alprojektet, hogy a szakmailag legfelkészültebb vállalkozók közül választhassuk ki a legversenyképesebb ajánlatot.
Mivel ügyfelünk egyik fő üzletága a digitális nyomtatókra történő szoftver megoldások készítése, a megszokott irodai felszerelés mellett közel 300 darab, több száz kilogrammot elérő súlyú és darabonként milliós értéket képviselő multifunkciós eszköz sérülésmentes átköltöztetését is biztosítani kellett. Ehhez ügyfelünk felelős vezetőivel mindenre kiterjedő, részletes tervet készítettünk.
Az értékes, nagyméretű tárgyaló TV-k és kijelzők szakszerű leszereléséhez és biztonságos áttelepítéséhez professzionális audio-vizuális szakértő csapat bevonása mellett döntöttünk.
A költözést megelőzően ügyfelünk azzal a kéréssel fordult hozzánk, hogy keressünk módot 350 darab költöztetendő irodai szék ózonos fertőtlenítésére és nedves kárpittisztítására. Természetesen ennek a kérésnek a kiszolgálására is sort kerítettünk.
Bizonyos csapatok részéről belsőépítészeti, dekorációs kérések is felmerültek. Ezek megoldására a dekorációk kialakításához értő festőművészt szerződtettünk, aki elvégezte ügyfelünk kérésének megfelelő, a vállalati, marketing részleg által jóváhagyott dekorációs elemek mintahű artisztikus festését.
A Kofax iroda kialakítási és relokálási projekt során számos előre látható és nem látható feladattal és nehézséggel találkoztunk. A hatékony munkavégzés segítésére szükség esetén támogató eszközöket és innovatív módszereket dolgoztunk ki, amelyek segítségével a szokásosnál rövidebb idő alatt, átlátszó, követhető és kontrollált módon sikerült a projektet ügyfelünk nagy megelégedése mellett megvalósítani, illetve biztosítani tudtuk a rendkívül feszes költségvetés rugalmas, ügyfelünk érdekét leginkább szolgáló felhasználását.
A kiépült bizalmat illusztrálja, hogy a projekt lezárását megelőzően mind a régi iroda kiürítését követő átadására, mind az új bérlemény átvételére teljesjogú felhatalmazás mellett ügyfelünk szintén vállalkozásunkat kérte fel.
